オンラインイベント開催に必要な準備や方法！注意点も合わせて紹介

未だ収まることのない新型コロナウイルス。
2021年にはコロナがある程度収まることを見据えていた方もいらっしゃるかと思います。

今年は、会場でのイベント開催を想定していた企業もいらっしゃると思いますが、変異株も流行しつつあり、中々会場でのイベント開催は難しい状況です。

そこで、オンラインイベント開催を新たに検討している方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。
また、初めてのオンラインイベントの開催を検討しているという方も多くおられるかと思います。

初めてのオンラインイベントだと、“一体何から準備したらいいのか”、“開催方法はどのような手順で行われるのか”など、さまざまな疑問があると思います。

本記事は下記の方必見の内容です。
・オンラインイベントの必要な準備を知りたい
・イベント開始の注意点を知りたい
・オンラインイベントのプラットフォームで悩んでいる

オンラインイベントサイト構築を行う弊社カスタメディアが、初めての方にもわかりやすくオンラインイベントの開催方法をご紹介します。
 
 
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目次
‐　これからのオンラインイベント需要
‐　オンラインイベント開催にあたって必要な準備
　　‐　①　イベント内容と企画
　　‐　②　開催するプラットフォームの準備
　　‐　③　集客
‐　オンラインイベントの注意点
　　‐　注意点①　操作方法が簡単か
　　‐　注意点②　参加者のデータ分析ができるプラットフォームを選ぶ
　　‐　注意点③　参加者を飽きさせないイベントにする
‐　オンラインイベントのプラットフォーム選びのコツ
‐　まとめ

これからのオンラインイベント需要

2020年の新型コロナウイルスの流行から、一気に広がりを見せたオンラインイベント。
今までは聞いたことはなかったが、昨年から急に耳にするようになったという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

2021年になっても未だ衰えることなくコロナは流行し続けています。制限なく外出できる目安も見えず、オンラインイベントの需要が、今後も高まり続けるでしょう。

昨年のオンラインイベントの流行から、機能や方法など、さまざま進化を遂げております。

例えば、機能としては「VR/AR機能を活用したオンラインイベントツール」、「機能が充実している、効率的なオンラインイベントツール」、また方法としては、オンラインのみで開催するイベントでなく「リアルとオンラインを組み合わせたハイブリッド型のイベント」など。ニューノーマル時代ならではの、新しいあり方が生まれております。

今後もさまざまな進化を遂げながら、オンラインイベントでのイベント開催が当たり前になるかもしれません。
 
今後のオンラインイベント需要について気になる方は、「今後主流のオンラインイベントとは？オフラインイベントとの違いや成功ポイントを紹介」をご確認下さい。
 
 

オンラインイベント開催にあたって必要な準備

実際、オンラインイベント開催を検討している企業は何から準備すればいいのか、とまず悩むことも多くあると思います。
初めてのオンラインイベント開催でも分かりやすく、必要な準備についてご説明いたします。
 
 

① イベント内容の企画

まずはじめに重要になるのがイベントの企画と概要決めです。

・いつイベントを開催するか
・何人集客することを目標にするか
・ターゲットはどうするか
・イベントの内容をどうするか

など、企画するにあたり概要を決める必要があります。
オンラインイベントを成功させるためにも、まずは企画の部分を明確にして進めましょう。
 
 

②開催するプラットフォームの準備

オンラインイベントを開催するにあたって、どんなプラットフォームを使ってオンラインイベントを開催するかも大変重要です。
各社さまざまなと特徴をもったオンラインイベントツールが数多くあり、どのツールを使って開催するかは悩まれることも多くあるかもしれません。

どんな機能があったらターゲットが満足してくれるか、ターゲットの参加満足度を上げるためにどうすればいいのかを重視してツールを選ぶと良いかもしれません。

また、悩まれた際はオンラインイベントのプラットフォームを構築している会社に相談してみても良いかもしれません。
 
 
弊社ではオンラインイベントサイトのプラットフォームを提供しております。気になる方は、下記ご確認下さい。

オンラインイベント構築パッケージ「Event Terminal」についてはこちら
▷https://service.customedia.co.jp/lp/event-terminal/

③ 集客

プラットフォームを決めた後、重要になるのが集客です。
SNSの活用や、Facebook広告、ディスプレイ広告、メルマガ、ホームページなどさまざまな手段があります。

例えば、若い方であればSNSを活用した集客や、ビジネスマンであればFacebook広告での集客など、ターゲットによってさまざまな手法があります。
ターゲットに合わせた最適な集客方法を考え実施しましょう。
 
 
オンラインイベントの企画・運営のポイントについて詳しく知りたい方は「オンラインイベントの企画・運営のポイントとは？プラットフォームのご紹介も！」をご覧ください。
 
 

オンラインイベントの注意点

オンラインイベント開催にあたって必要な準備を説明いたしました。続いて、オンラインイベント開催にあたっての注意点をご説明します。
 
 

注意点① 操作方法が簡単か

参加者の中には、オンラインイベントが初めてという方も多くいらっしゃるかもしれません。初めての参加の方にとっても、使いやすい操作であるプラットフォームであることが、参加者の満足度を向上させるためにも、大変重要です。

操作方法がわかりやすいプラットフォームを選ぶことで、参加者の満足度も向上しやすいため、注意して選びましょう。
 
 

注意点② 参加者のデータ分析ができるプラットフォームを選ぶ

オンラインイベントの場合、多くの場合はお客様のデータを収集しマーケティングや営業に活用できるプラットフォームとなっています。オンライン上でデータ収集が可能なため、主催者は手間がほとんどかかりません。
収集したいデータが取れるプラットフォームなのか、オンラインイベントのプラットフォーム構築前に確認することが重要です。
 
 

注意点③ 参加者を飽きさせないイベントにする

オンライン上での開催の場合、いつでも好きなタイミングで参加できるのがメリットです。一方で、好きなタイミングに気軽にイベントから退出することができてしまうのがデメリットとなります。
参加者に満足してもらうためにも、参加者に退出してもらわずイベントに参加してもらうためにも、飽きさせないようなイベント開催が大変重要です。
そのため、参加者を盛り上げるためにオンラインイベントサイトのデザインを工夫することや、視聴画面を楽しませる工夫をするなどが重要でしょう。
 
 

オンラインイベントのプラットフォーム選びのコツ

オンラインイベントの開催にあたって、プラットフォーム選びが重要なことを、上記でお話しました。

オンラインイベントのツールにはさまざまな種類ございます。業界や業種によってイベントの内容も全くことなり必要になってくる機能も異なってきます。
開催したいイベント内容とターゲットに合わせて、プラットフォームを選ぶことが重要です。

例えば、ビジネス系イベントであれば、オフラインでのイベントで可能であった名刺交換などがスムーズに行えない可能性があります。その場合は、参加者通しでスムーズに名刺交換ができるプラットフォームを選ぶなどが必要です。

また、展示会や見本市などであれば、会場で直接実物を見せるということが不可能なため、魅力を存分に伝えることが可能なVRやAR等の機能をプラスしてみることが参加者の満足度向上につながるイベント開催が実現できます。
 
 

まとめ

ここまでオンラインイベント開催にあたっての必要な準備や注意点について案内してまいりました。

オンラインイベントを成功させるには、まずターゲットと内容を明確に決めたうえでイベントの概要を決めることが重要です。
そのために、必要な集客を実施し、ターゲットが満足できるプラットフォームを選ぶことが重要です。

プラットフォームといっても各社さまざまな機能をもったプラットフォームが存在します。ターゲットに合わせて必要な機能を洗い出し、プラットフォームを決めるのがおすすめです。
 
 

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