オンラインイベントの企画・運営のポイントとは？プラットフォームのご紹介も！

昨年より、新型コロナウイルスの影響で、リアルイベントからオンラインイベントへと移行しています。
従来は、会場で開催していたイベントも、今年だけはオンラインで開催を検討している、広報担当者の方も多いのではないでしょうか？

プラットフォームの選定や作成するコンテンツ、営業手段、など、オンラインイベントはリアルイベントとは違ったノウハウが必要となります。

本記事は下記の方必見の内容です。

・イベント開催の企画の流れを知りたい
・イベント開催の運営方法について知りたい
・おすすめのプラットフォームを知りたい

数多くのオンラインイベントサイト構築を行う弊社カスタメディアが、オンラインイベントの企画・運営のポイントについて解説します。
 
 
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目次
‐　オンラインイベントとリアルイベントの違い
　　‐　①　開催方法
　　‐　②　営業手段
　　‐　②　事前準備
‐　オンラインイベントの企画の流れ
　　‐　①　目的の設定
　　‐　②　要件定義
　　‐　オンラインイベントの運営方法
　　‐　①　集客活動
　　‐　②　参加者データの分析
　　‐　②　イベント当日の運営
　　‐　プラットフォームのご紹介
‐　まとめ

 
 

オンラインイベントとリアルイベントの違い

オンラインイベントを開催するにあたって、まずはリアルイベントとの違いを理解しておく必要があります。
 
 

開催方法

オンラインイベントとオフラインイベントでは、開催方法がまったく異なります。
リアルのイベントは、どこか会場をレンタルして開催しますが、オンラインイベントはその名の通り、すべてオンライン上で完結します。

リアルイベントを開催する場合、会場のレンタル費用やイベント当日の人件費、会場の感染症対策費用などが発生します。リアルのイベントで一番費用がかかるのは会場代のため、その費用がかからないのはオンラインイベントの大きなメリットです。

しかし、オンラインイベントは上記のような費用は発生しませんが、プラットフォーム構築費用がかかります。

オンラインイベントを構築するプラットフォームや搭載する機能によっては、リアルのイベント以上に費用がかさんでしまう可能性もあるため、プラットフォームと機能の選定は予算に合わせて見極めが必要です。
 
 

営業手段

オンラインイベントは、イベントの参加者に対面でアプローチできないという点で、リアルのイベントと営業手段が大きく異なります。

リアルのイベントであれば、参加者に対して直接プレゼンやビラ配りなど、プッシュ型の営業が可能です。一方で、オンラインイベントは、ウェブ会議やチャットを使った、プル型の営業となってしまいます。

オンラインイベントは参加者に直接のアプローチができないため、一度興味を持ってもらえても、リアルのイベントより離脱されやすい傾向にあります。

ただ、気軽に場所を問わず参加できるため、オフラインイベントより参加ハードルは低く、集客に成功できればオフラインイベント以上に集客することも可能でしょう。
 
 

事前準備

オンラインイベントでは、直接的に参加者へアプローチができないため、事前のコンテンツ準備が非常に大切です。
リアルイベント以上に、自社の製品やサービスの紹介コンテンツを充実させる必要があります。
オンラインイベントの運営者は、出展者が充実したコンテンツ展開をできるようなプラットフォームを準備しましょう。
 
 

オンラインイベントの企画の流れ

オンラインイベントの開催が決まったら、企画案の作成から始めます。この企画案では、目的の設定と要件定義を行う必要があります。
 
 

目的の設定

企画案の中でも、最も重要なのが「オンラインイベントを開催する目的」を設定することです。
具体的には、「オンラインイベントを開催する目的は何か」「イベント開催後にどのような効果を得たいのか」を明確にします。

また、参加者数やリード獲得数など、目標を数値化することで、オンラインイベントの効果をより明確にできます。
 
 

要件定義

オンラインイベントの開催目的が明確になったら、次は要件定義を行います。
要件定義では「オンラインベントをどのように実施するのか」について、詳細を決めていきます。具体的に、下記の項目について検討が必要です。

・ターゲット
オンラインイベントの対象者は誰なのか、年代や職業・役職など、可能な限りターゲットの属性を細かく絞っておくことで、その他の検討項目が決めやすくなります。

・ツールの選定
2020年の後半から、オンラインイベントの需要は急速に拡大し、それに伴ってオンラインイベント構築プラットフォームの種類も増加しています。VR技術を使って参加者がバーチャル空間を自由に行き来できるものや、出展者とチャットで商談ができるものなど、プラットフォームによって、機能や費用は多岐にわたるため、予算と目的にあったプラットフォーム選びが重要です。

・開催日時
多くの参加者を募るために、イベントの開催日時は重要な要素の一つです。例えば、12時台はお昼休憩と重なるため気軽に参加してもらいやすい、14~17時台は通常業務との調整しやすいが競合が多い、など、時間帯によって特徴は様々です。
ターゲットによって、重要視するポイントは変わるため、あらゆる仮説を立てて最適な時間帯を設定しましょう。

・内容（コンテンツ）
実態のある製品であればVRを用いて実寸大の商品を見せる、実態のないサービスであればデモサイトを用意するなど、離脱されやすいオンラインイベントは、提供するコンテンツの質が非常に重要です。運営者は、出展者の特性にあったプラットフォームを選定して、充実したコンテンツ展開ができるよう配慮が必要です。
 
 

オンラインイベントの運営方法

オンラインイベントの企画案が決定したら、当日に向けて下記のような準備を進めます。
 
 

集客活動

オンラインイベントの集客方法は、SNS広告やメルマガ、プレスリリースなど様々な方法がありますが、いずれの集客手段を選んでも、必要となるのがLP（ランディングページ）です。
LPにはイベントの概要、申込フォームを配置します。LPは集客に大きく影響を与える要素の一つなので、オンラインイベントの魅力が伝わるようなLPを作成しましょう。
 
 

参加者データの分析

オンラインイベントは参加申込から、すべてオンライン上で行われるため、参加者の行動履歴などのデータを正確に取得できます。申し込みの段階で「参加者がどのようなサービスに興味があるのか」がわかっていれば、より参加者のニーズに合わせたイベントが開催できます。

また、アンケートなどイベントを通して取得した参加者データは、分析・整理することで今後のマーケティング材料として有効活用できます。
 
 

イベント当日の運営

イベントの当日で一番多いのが、映像や音声の乱れなど、配信に関するトラブルです。
このような配信トラブルを未然に防ぐためにも、事前にインターネット回線の確認、予備の機材の準備など、あらゆる可能性を考えて用意をしておきましょう。

また、オンラインイベント後にはアンケートを実施します。アンケートを行うことによって、新たな見込み顧客を獲得できたり、次のイベントに向けて改善点を見つけることができます。
 
 
オンラインイベントの注意点についてはこちら

オンラインイベント開催に必要な準備や方法！注意点も合わせて紹介
▷https://service.customedia.co.jp/social/online-attention/

 
 

プラットフォームのご紹介

ここまでオンラインイベントの企画から運営の流れまでをご説明しましたが、「一からオンラインイベントを企画して運営するのは大変そう・・」と思った方も多いのではないでしょうか。

カスタメディアでは、オンラインイベントの企画から運営までトータルサポートする、オンラインイベント構築ツール「カスタメディアMASE Event Terminal」を提供しています。

EventTerminalは、オンラインイベントに必要な機能が標準搭載されているパッケージなので、低コスト・短期間で導入が可能です。初めてオンラインイベントを開催する方にも、ご要望に合わせてわかりやすくご提案させていただきます。
 
 

☆カスタメディアMASE Event Terminalの特徴☆

①取得した参加者データは外部サービスと連携OK！
Event Terminalで得た参加者データは、社内の既存データとAPI連携が可能です。データ連携を行うことで、今後のマーケティング活動にご活用いただけます。

②ビジネスマッチングを手厚くサポート！
Event Terminalはチャットでの商談機能やZoomを使ったオンライン商談機能など、出展者と参加者のビジネスマッチングをサポートする機能を豊富に搭載しています。イベント開催中だけでなく、アンケートやメルマガ機能も活用いただくことで、見込み顧客との継続的な関係構築も可能です。

「カスタメディアMASE Event Terminal」
https://service.customedia.co.jp/lp/event-terminal/

 
 

まとめ

新型コロナウイルスの影響で、急速に需要が拡大しているオンライン展示会ですが、日本ではまだまだ開催数は多くありません。また、経験やノウハウがないと、オンラインイベントの準備から開催までを行うのは非常に大変です。

カスタメディアでは、イベントの規模にかかわらず、開催前〜開催後までオンラインイベントの開催をトータルサポートさせていただきます。

オンラインイベントの開催をご検討中の方は、お気軽にカスタメディアまでご相談ください。