会員に対してスピーディーな情報伝達を『東京都整備振興会　新品川支部 TOSS sinsinagawa

『東京都自動車整備振興会　新品川支部 TOSS sinsinagawa』は、東京都自動車整備振興会　新品川支部様に所属している会員様限定のコミュニティサイトです。
会員様の情報交換や情報発信、新品川支部の活動報告や会議報告に等、新品川支部の業務遂行の効率化及び活性化のために 弊社SNSエンジン「カスタメディア」をベースに『東京都自動車整備振興会　新品川支部 TOSS sinsinagawa』を構築させていただきました。

１．事業概要について

– 東京都自動車整備振興会　新品川支部　について教えてください。

一般社団法人東京都自動車整備振興会(東整振)は、 自動車の整備に関する設備の改善及び技術の向上を促進し、並びに自動車の整備事業の業務の適正な運営を確保するために設立された、道路運送車両法第95条に基づく非営利型の法人です。
東京都自動車整備振興会は、東京都内に所在する約4,200の自動車整備事業場が会員となって構成しており、組織の健全なる発展と維持を目的としています。

その中でも、各支部に分かれて運営しており、東京都自動車整備振興会　新品川支部は、目黒区と渋谷区と品川区で別々に支部がありましたが、2013年4月に合併して生まれました。

２．これまでの取組と導入のきっかけ

– 東京都自動車整備振興会ができた経緯はどのようなものでしょうか？

昭和26年に道路運送車両法が法律で制定され、
運輸局からの許可がないと、自動車修理が許可できなくなりました。

道路運送車両法を、普及させるために、修理事業者を集めて、
周知し覚えて貰う必要がありました。
その啓蒙活動のために、生まれたのが、東京都自動車整備振興会です。

自動車を修理する事業者が、許可が必要になったために、運輸局に許可を貰いにいくと
運輸局から詳しくは、その事業者の管轄している東京都自動車整備振興会に行くように案内され、
会員は必要な情報を得るために、その地域の東京都自動車整備振興会の会員になりました。

– なるほど、そういった背景の中で、新品川支部としての取り組みと問題点はどういった所でしたか？

東京都自動車整備振興会に限らず、各団体の多くが本来の目的を忘れてしまい、
形骸化している組織が多い中で、新品川支部は目的を忘れることなく
会員に対して有意義な情報を提供できるように考えてきました。

また、会員になるには会費が必要な商売に対して即効性がある有効性がある訳ではない情報のため、
もっと利用しやすい会費にしようと考え無駄な経費を削れないか検討しておりました。

当時は、導入前の経費の内訳として、管理運営費が63～68％、事業費が32～37％となり、
運営費が事業の2倍以上かかっており、逆転しなくてはいけないと考えておりました。

– そうするとスピーディーな情報伝達と、会費を下げたいという思いが導入に至ったということでしょうか？

負担を減らし、情報をスピード早く上手く拡散できる方法はないかと
考えていたところ、SNSというシステムがいいのではないかと議題にあがりました。

例えば、事務運営のやり取りに、会員1社1社、FAXで送付や郵便でお知らせをしており、
電子メールアドレスの把握もしていないために情報の伝達も遅いなど、
問題がありましたが、上手く利活用できないかと考えました。

また、会員へ向けてのスピーディーな情報伝達をおぎなうことだけでなく、
運営側としてもSNSをやることで、会員に公にすべきことを、時間をかけずに報告できる場がないかという声もあり、ネットだからできる透明性や議事録の内容などが全員に履歴として残っていき、形骸化されない点も評価されました。

また、SNSサイトを取り入れたことで、コストアップを計り、全体の運営費が300万円を減らせることがわかったことも大きかったです。

– SNSの本システムを入れたことで、コストが300万円減らせたのですか？また平成27年度の運営はどのようになったのでしょうか。

最初、本当はどうなるかという心配がありましたが、300万円の運営費を下げられたことで、
新品川支部の会費を12,000円引き下げて、全体の会費を200万円減らしました。
結果、システムを導入すると一定数の会員からの反発もあるのですが、反発なく喜んで貰いました。

また、本当にやりたかった残りの100万円は事業費にあてており、
27年度では25年度、26年度と比べて運営費と事業費が逆転しております。

これで、ようやく事業としてなり立ったと考えており、
今後は支部活動の活性化を目指していけると思います。

– なるほど、確かに経費も減り、会員にその分のメリットがお金で実感できた大きいですね。
導入前から注目度が高かったと思いますが、現在の加入数はどれくらいになるのでしょうか。

新品川支部　130社おり、90社がすでに加入しておりますが、
実際にログインしている会員は、60社くらいで、その他、賛助会員が5社は入っております。

来月で1年になるのですが（インタビューは2015年9月4日）1年間で最終的には、
100社をめざしており、10月でちょうど1周年を迎えるにあたり、
目標達成のために啓蒙活動をしているところです。

また、現在５社入った賛助会員は、自動車の部品の会社などですが、
広告スペースの場として考えて頂いており、積極的に利用して頂いております。
賛助会員が増えることで運用費としても削減できるために、今後も集めていく予定です。

– 残り1ヶ月切って目標の90％の進捗ですが、10社なんとか、入って貰って達成したいですね。
導入も積極的にやられておりますが、導入時の苦労などありましたら教えてください。

そうですね、年配者が多く、ネットもやらなく　FAXでやり取りを行っている会員へ、

PCやスマートフォンからログインして貰うまでが苦労しました。

今後、そういった会員にログインしてもらうために、
新品川支部にも青年研究会がありますので青年研究会に協力を求めて各会員に
直接うかがって、face to faceで利用の仕方を広めて行く予定です。

そのため青年研究会のための予算も取っておりますし、
昨年、目黒雅叙園で行った夏期講習会でも、木島さんにも講師として参加して貰いましたが、
あのようなことも今後も行い普及させていきます。

– そうでした、昨年私も参加させていただき、皆様からあの後、色々とお話を聞く機会があり、SNSについての講演は、大学などでもしておりますが、毎回まだまだ普及が足りていないと、カルチャーショックを受けました。

そうですね、ITの理解という点では、木島さんのようにITの先端で考えておられるような方から
みると参加して頂いた通り、なかなかアナログの方々多く、ビックリされたと思いますが、
少しづつではありますが、理解して貰うまで時間をかけていこうと思います。

３．事業者の選定と採用の決め手

– SNSを考えられてから、当社を選んだ理由を率直に教えてください。

色々なSNSが作成可能な会社の説明をうけて見積もりを取ってみましたが、
言っている内容も伝わってきませんし、値段も最終的に高かったです。
その中でも、カスタメディアさんは、専門用語に関しても丁寧に補足をいれながら、
私どもにもしっかりわかるように説明してくださいましたし論理的に値段の説明もして頂きました。
また、過疎地域などでもやっている点で、高齢者向けでもわかるユーザーインターフェースを目指しており、若者だけのシステムでないということを教えてくれました。

最後の決め手は、なによりも、SNSについての知見が高く、どうやったら会員が活性化するかなどのアドバイスも頂きましたし、
若い理解している人達がFace to Faceで会員にも伝えていった方がいいなども、最初はそこからお伺いしました。
セミナーも無料でやって頂くなど、普及活動にも積極的に関わって頂けるのは感謝しております。

– システムとしては、具体的にどこに魅力を感じましたか？

まず、標準機能が、カスタメディアは、ものすごく多くあると思いました。
11ヶ月経った今でも、全ての機能の把握ができていなく、
このインタビュー後に色々と聞きたいと思っておりましたが、
我々が将来的にもやりたい内容もすでに含んでいる点など、魅力的でした。
その上、費用も破格の安さで、この値段でこのスペックは素晴らしいなと思いました。

– せっかくなので、今、一番やりたい機能はなにかございますか？

会員向けのアンケートを作成しようとしております。
以前、説明して頂いたときに、回答頂いた会員様に結果がわかったり、
ただ単にアンケートするだけでなく、アンケートした答えた人だけが
途中経過も閲覧できるなど、ワクワクもあるなと感じております。

– なるほど、アンケートは詳しく後ほど説明させて頂きます。運営側で一番利用している機能はどのような機能でしょうか。」

運営者としては、イベント機能とメール一括送信が非常に業務効率化につながっております。
今までFAXで送付したり、出欠確認をとっておりましたが、一段と楽になりました。
ただし、悩みは、SNSで情報を知ったことで、今まで公開できていなかった情報ですら、
この情報はFAXを送って欲しいなど、本末転倒な依頼があることです。
それだけ、情報拡散している点ではいいのですが、アナログに頼ることは抜け切れていないのが悩みではあります（苦笑）

４．今後の期待と要望

– SNSを運用してみて新たに出た期待や要望などあれば教えてください。

現在は、運用して1年足らずのため、要望というより、先程も細かい改修など依頼させて頂きましたので、我々としてもまだ手探りでこれから考えていくことになると思います。

まずは、会員全員が利用して頂いて、そこからの意見を集めていこうかと思います。
ITが進む上で、FAXの考えがなくなっていくと考えておりますが、
それでもFAXで対応して欲しいという要望もあるようであれば、
以前お話があった、ネット上でFAXを自動的に送信するシステムなども考えております。

また、勝手ながら、普及活動にも今後も手伝っていってくださるのを期待しております。

– 利用者の意見をお聞きして判断されていくということですよね、そういった意味ではこれからが、このSNSがどのように期待され、どのように様変わりしていくか私も楽しみにしております。

本日は、貴重なお時間を頂きました、ありがとうございました。