社内シェアードサービスの全貌：メリット、導入方法、成功事例を徹底解説

社内シェアードサービスは、複数部門で共通する業務を統合し、効率化を図る仕組みです。人事、経理、ITサポートなどの業務を集約し、企業全体のコスト削減や品質向上を実現します。本記事では、その概要、メリット、導入プロセス、成功事例、課題、そして未来への展望を詳しく解説します。シェアードサービスを活用することで、組織のリソースを戦略業務に集中させ、競争力を高める方法を探ります。

社内シェアードサービスとは？

定義と目的

社内シェアードサービスとは、企業内の共通業務を一元管理し、各部門に効率的に提供する仕組みを指します。この手法は、一般的に人事、経理、総務、ITなどのバックオフィス業務を対象に行われます。目的は、業務の効率化とコスト削減、さらにサービスの標準化を図ることにあります。

例えば、大企業では複数の事業部門が個別に経理業務を行うのではなく、統一されたシェアードサービス部門がこれを引き受けることで、全体の効率を向上させることが可能です。

BPOとの違い

社内シェアードサービスとBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）は混同されることがありますが、両者は異なります。シェアードサービスは企業内部で運営され、内製化された業務プロセスを標準化することを目的としています。一方、BPOは外部ベンダーに業務を委託し、専門知識やコスト効率を活用する手法です。

どちらを選ぶかは企業の方針や業務内容によりますが、社内シェアードサービスは特に内部のコントロールが重要視される場合に適しています。

社内シェアードサービスの主な機能

社内シェアードサービスの主な機能は、部門間での効率的なリソース共有とコスト削減を実現することです。例えば、以下のようなサービスが含まれます：

• 集中管理機能: 資産や情報、業務ツールを一元化し、全社員がアクセス可能。
• スキル共有機能: 社員が持つ専門知識や経験をデータベース化し、簡単に検索できる仕組み。
• プロセスの自動化: 経理処理や人事管理といった日常業務を効率化するためのツール。

これにより、企業全体の生産性が向上し、社員が付加価値の高い業務に集中できる環境が構築されます。

社内シェアードサービスの重要な機能の一つは、社員間のスムーズなコミュニケーションを支援することです。たとえば、社内SNSアプリを活用することで、情報共有の効率化やチーム間の連携が促進されます。
社内SNSアプリの一覧と導入メリットについて詳しくはこちらをご覧ください。

社内シェアードサービスの対象業務

人事労務業務

社内シェアードサービスの代表的な対象業務の一つが人事労務業務です。給与計算、勤怠管理、福利厚生の手続きなど、各部門で共通して行われる業務を統一管理することで、労働力の最適化と手続きの正確性が向上します。

例えば、勤怠管理システムを全社で統一することで、重複した作業を削減し、業務負荷を軽減することが可能です。

総務業務

社内シェアードサービスでは、総務業務も重要な対象です。例えば、備品管理や社内行事の運営など、すべての部門に関連する業務を集中管理することで、コストを抑えつつ業務の標準化が進みます。

総務部門をシェアードサービスとして機能させることで、個々の部門が本来の業務に集中しやすくなるメリットがあります。

経理財務業務

経理財務業務では、請求書処理、決算業務、資金管理などが対象になります。これらの業務は、規模が大きくなるほど複雑化しやすいため、統一管理することの効果が大きい分野です。

たとえば、決算期の処理をシェアードサービス部門で集中して行うことで、スムーズかつ迅速な対応が可能になります。

IT業務

社内のITサポートもシェアードサービスの一環として運営されるケースが増えています。特に、システムの保守管理やユーザーサポート、データ管理など、各部門共通のIT業務はシェアード化することで運用効率が大幅に向上します。

例えば、ヘルプデスク業務を一元化することで、ユーザーからの問い合わせ対応がスピーディーになるとともに、全体的なコスト削減が可能です。

社内シェアードサービスの導入メリット

コスト削減と効率化

社内シェアードサービスの最大のメリットの一つがコスト削減です。各部門で個別に行っていた業務を統一管理することで、重複作業を削減し、業務プロセスの効率化を図ることができます。

例えば、人事業務を例に取ると、従業員データの管理を一元化することで、採用から退職までのプロセスを簡素化し、関連部門の労力を削減することが可能です。

品質向上

業務プロセスを標準化することで、サービスの品質が向上します。特に、経理業務やITサポートのような正確性が求められる分野では、統一された基準での運用が大きな成果をもたらします。

例えば、ITサポート業務では、全社的に共通のシステムを使用することで、迅速で一貫性のある対応が実現します。これにより、利用者の満足度も向上します。

戦略的業務への集中

シェアードサービスの導入により、各部門はルーチン業務から解放され、戦略的な業務に注力できるようになります。特に、マーケティング部門や研究開発部門では、本来の業務に専念することで、イノベーションを推進する土壌が整います。

例えば、経理業務のシェアード化により、財務部門が将来の投資計画や資金調達戦略に集中できるようになるケースが挙げられます。

社内シェアードサービスの導入プロセス

事前準備

シェアードサービスを導入する際には、事前準備が重要です。まず、現状の業務プロセスを詳細に分析し、どの業務をシェアードサービス化するべきかを特定します。

この段階では、関係者全員が目的や期待される成果を共有し、導入に対する理解を深めることが必要です。

ツールの選定

効率的な運用には、適切なツールの選定が欠かせません。特に、人事管理システムや経理ソフトウェアなど、業務に最適化されたツールを導入することで、シェアードサービスの運用が円滑になります。

ツール選定の際には、従業員が使いやすいインターフェースであること、そして将来的な拡張性があることを重視する必要があります。

社内向けのシェアリングエコノミーシステム 構築サービスの詳細はこちらの記事をご覧ください。

トレーニングと導入

新しい業務プロセスを円滑に運用するためには、従業員へのトレーニングが必要です。特に、新しいシステムを使いこなすための研修プログラムは、導入成功の鍵となります。

また、トレーニングと並行して、導入初期段階では試験運用を行い、問題点を洗い出すことが重要です。これにより、本稼働に移行する際のリスクを最小限に抑えることができます。

社内シェアードサービスの成功事例

事例1: 大手製造業A社

大手製造業A社では、人事業務をシェアードサービス化することで、年間コストを20%削減しました。さらに、勤怠管理や給与計算の正確性が向上し、従業員の満足度も上昇しました。

同社は、専用のシステムを導入し、全従業員のデータを統一的に管理しています。この取り組みにより、人事部門が戦略的な施策に注力できるようになった点も評価されています。

事例2: 金融機関B社

金融機関B社では、経理業務をシェアードサービス化しました。これにより、決算期の業務負荷が大幅に軽減され、ミスの発生率も50%減少しました。

また、全社的な財務状況をリアルタイムで把握できる仕組みを構築したことで、経営層の意思決定が迅速化しました。

事例3: 小売業C社

小売業C社では、IT業務をシェアードサービスとして一元化しました。この結果、ヘルプデスク対応のスピードが30%向上し、従業員からの満足度調査で高評価を得ました。

さらに、ITインフラの管理コストが削減され、年間で数千万円規模のコスト削減を実現しました。これにより、IT部門がより高度なプロジェクトに集中できる環境が整いました。

社内シェアードサービス推進の課題と解決策

従業員の抵抗感

社内シェアードサービスを導入する際、多くの従業員が慣れ親しんだ業務プロセスから離れることに不安を感じることがあります。この抵抗感を軽減するためには、事前に十分な説明会やトレーニングを行い、導入の目的とメリットを理解してもらうことが重要です。

また、従業員の声を積極的に取り入れ、フィードバックを基に運用プロセスを調整することで、導入後のスムーズな定着が期待できます。

技術的な課題

新しいシステムやツールの導入には、技術的な課題がつきものです。例えば、既存の業務プロセスとの互換性や、データ移行の問題が挙げられます。これを解決するためには、専門家を交えたプロジェクトチームを編成し、詳細な計画を立てることが必要です。

また、導入後のトラブルシューティングを迅速に行うため、運用初期には専任のサポートチームを設置することが推奨されます。

まとめ：社内シェアードサービスの未来と展望

社内シェアードサービスは、今後も企業の効率化やコスト削減の重要な手法として注目され続けるでしょう。特に、AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）技術の進化により、さらに高度な自動化が可能になると期待されています。

成功するシェアードサービスを実現するためには、継続的な改善が欠かせません。従業員からのフィードバックを定期的に収集し、それを基に運用プロセスを見直すことで、常に最適な形を維持することが可能です。

以上のように、社内シェアードサービスは、企業の競争力を高めるための強力な手段です。その導入には課題も伴いますが、正しい計画と実行を通じて、大きな成果を上げることができます。