オンラインイベントとは？企画・配信・運営の全手順を徹底解説!

「オンラインイベントを開催してみたいけれど、何から始めればいいのかわからない」——そんなふうに感じている方は、BtoB・BtoC問わず多いのではないでしょうか。配信の手順、ツールの選び方、集客の方法……整理しようとすると、情報があちこちに散らばっていて途方に暮れることもあるかもしれません。

この記事では、オンラインイベントの基本的な定義から、企画・配信・運営の全体的な流れ、成功させるためのポイントまでを順を追って整理していきます。「初めて企画する担当者」から「すでに運営しているが課題を感じている方」まで、幅広い方に役立てていただける内容にしました。

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オンラインイベントとは？ウェビナー・バーチャルイベントとの違い

オンラインイベントとは、インターネットを介してリアルタイムまたは録画で開催されるイベント全般のことです。 ウェビナー、バーチャルイベント、オンライン展示会、オンライン懇親会、オンラインセミナーなど、複数の形式を包括する総称として使われます。

「ウェビナー」とはウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を合わせた造語で、主に登壇者が情報を発信し、参加者が視聴・質問するスタイルを指します。一方、「バーチャルイベント」はより規模が大きく、展示会やカンファレンスなどをオンライン上に再現したものです。「オンラインイベント」はこれらを含むより広い概念と理解しておくと、企画の段階で形式を選びやすくなるかもしれません。

総務省「ICTの進化がもたらす社会へのインパクトに関する調査研究」でも、非接触型コミュニケーション手段の普及が企業活動に与える影響が継続的に調査されており、オンラインイベントの活用は企業のコミュニケーション戦略の中心的な要素であり続けています。

オンラインイベントの種類と特徴

一口に「オンラインイベント」といっても、その形式は多様です。目的や参加者の規模、インタラクションの深さによって、適した形式は異なります。少し整理してみましょう。

形式	主な目的	参加人数の目安	双方向性	主なツール例
ウェビナー	情報発信・リード獲得	数十〜数千人	低〜中（Q&A中心）	Zoom、Webex、Teams
オンライン展示会	製品・サービス紹介	数百〜数千人	中（ブース個別対話）	EXPOLINE、EventHub
オンライン懇親会	コミュニティ形成・チームビルディング	数人〜数十人	高（少人数グループ）	Zoom、Gather
バーチャルカンファレンス	多セッション型学習・交流	数百〜数万人	高（複数トラック・ネットワーキング）	Hopin、vFairs
ライブ配信イベント	ファン向け情報発信・エンタメ	数十〜数万人	低〜中（コメント視聴）	YouTube Live、Instagram Live

どの形式が適しているかは、「誰に何を届けたいか」という目的から逆算して考えると判断しやすくなります。たとえばリード獲得が目的であればウェビナー、既存コミュニティの活性化が目的であればオンライン懇親会やバーチャルカンファレンスが向いているかもしれません。

オフラインと比べたメリットとデメリット

オンラインイベントの価値は、単に「移動しなくていい」というコスト削減にとどまりません。一方で、オフラインにしかない強みもあります。どちらが優れているかではなく、「何を目的とするか」によって使い分けることが重要なのではないでしょうか。

オンラインイベントのメリット

• 地理的制限がない：国内外どこからでも参加でき、参加者の母数を大幅に拡大できる
• コストを大幅に削減できる：会場費・交通費・宿泊費などが不要になる（ただし配信機材や運営コストは別途必要）
• データ活用がしやすい：参加者の行動ログ（視聴時間・クリック数・アンケート回答）をリアルタイムに収集できる
• アーカイブ配信で価値が長続きする：ライブ後も録画コンテンツとして資産化できる
• 参加の心理的ハードルが低い：カジュアルに参加しやすく、見込み顧客層のリーチが広がりやすい

オンラインイベントのデメリット

• 参加者の「その場の熱量」が生まれにくい：偶発的な出会いや会場の雰囲気は再現しにくい
• 通信環境・機材トラブルのリスクがある：参加者・登壇者の双方で回線や機器の問題が起きうる
• 集中力が続きにくい：自宅・職場から参加する場合、他の業務との「ながら参加」が発生しやすい
• ネットワーキングの質が低下しやすい：名刺交換や食事を通じた自然な関係構築がしにくい

オンラインイベントを成功に導くためには、特有の「課題」を理解し、万全な「事前準備」を行うことが鉄則です。 企画の立ち上げから当日の運営まで、失敗しないための具体的な手順とトラブル解決策を以下の記事で網羅しています。ぜひ参考にしてください。
→参加満足度を高めるオンラインイベントの準備と課題解決

オンラインイベントの企画から運営・配信まで全体の流れ

実際にオンラインイベントを企画・運営しようとしたとき、最初につまずくのが「何をいつまでにやればいいかわからない」という全体像の把握ではないでしょうか。以下に、開催までの標準的なステップを整理しました。

開催1〜2か月前：企画フェーズ

1. 目的とゴールを定める：「何のために開催するのか」「参加者に何を持ち帰ってほしいか」を言語化する。KPIは「参加者数」「アンケート満足度」「商談獲得数」など具体的に設定する。
2. 形式・ツールを選定する：目的・参加人数・双方向性の必要度に応じてツールを選ぶ（後述）。
3. 登壇者・コンテンツを確定する：社内外の登壇者を依頼し、プログラムの骨格を組む。
4. 集客・告知計画を立てる：申し込みフォームを用意し、メール・SNS・有料広告などの告知チャネルを決める。

開催2〜3週間前：準備フェーズ

5. リハーサルを実施する：登壇者・スタッフ全員で通し稽古をする。トラブル対応手順も確認しておく。
6. 参加者への事前案内を送る：参加URL、接続方法、タイムスケジュールを丁寧に共有する。
7. バックアップ環境を用意する：回線・機材の予備を準備し、万一の切り替え方法を決めておく。

当日：配信・運営フェーズ

8. 役割分担を明確にする：進行・配信操作・チャット対応・トラブル対応を分けて担当する。最低でも2〜3人体制が望ましい。
9. オープニングで空気を作る：開始前に音楽やスライドを流し、参加者が「始まった」と感じられる入り口を設ける。
10. ライブ配信・録画を同時進行する：アーカイブ公開を想定して録画しておく。

開催後：振り返りフェーズ

11. アンケートを実施・分析する：リアルタイムまたは事後アンケートで満足度・改善点を収集する。
12. アーカイブを活用する：録画を資産として再利用する。リマーケティング広告・SNS切り抜き・ブログ化などが有効。
13. 次回に向けた改善点を整理する：参加者データとスタッフのフィードバックをもとに次回施策に落とし込む。

集客・参加率を高めるための実践ポイント

「告知したのに申し込みが少ない」「登録したのに当日の参加率が低い」——オンラインイベントに取り組むなかで、そんなもどかしさを感じた経験はないでしょうか。集客と参加率の向上は、多くの担当者にとって共通の課題です。

集客を高めるポイント

• 申し込みページのCTAを明確にする：「何が得られるか」「誰のためのイベントか」を30秒で伝えられるページ設計にする
• SNS・メルマガ・有料広告を組み合わせる：単一チャネルに依存せず、接触機会を複数用意する
• アーリーバード特典や定員制限を設ける：「早期申込割引」「先着○名」といった希少性の演出が登録を後押しする

当日の参加率を高めるポイント

• リマインドメールを複数回送る：申し込み直後・1週間前・前日・当日朝の4回送ると参加率が大きく改善する
• 参加者が「行く気になれる」コンテンツ設計をする：事前に「当日しか手に入らない資料」「ライブQ&Aのみで回答」など参加者限定の価値を提示する

参加者エンゲージメントを高める仕掛け

• チャット・アンケート・挙手機能を積極的に使う：「一方通行の視聴」にならないよう、5〜10分に1回は参加者が何らかの反応をする機会を作る
• 小部屋（ブレイクアウトルーム）を活用する：少人数に分けての対話時間はオンライン懇親会・ワークショップで特に効果的
• ゲーミフィケーション要素を取り入れる：クイズ・投票・ランキングで参加者の興味を持続させる

「集客で絶対に失敗したくない」「具体的なプロモーションの型を知りたい」という担当者の方は、ぜひ「オンラインイベントの集客を成功させた事例に学ぶ！実践的な10の方法」を参考に、自社のターゲットに最適な集客の仕組みを組み立ててみてください。

ハイブリッドイベントという選択肢｜オンラインとオフラインの「いいとこ取り」

「オンラインだと熱量が伝わらない」「でもオフライン開催だと参加者が限られる」——この二択に悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

ハイブリッドイベントとは、会場での対面開催とオンライン配信を同時並行で実施するスタイルのことです。 会場参加者とオンライン参加者の双方がリアルタイムでセッションを共有できます。

ハイブリッドイベントを成功させるうえで、見落とされがちなのが「オンライン参加者への体験設計」です。会場の空気感はカメラ越しには伝わりにくいため、オンライン参加者向けに専用の進行・双方向コンテンツを用意しないと、「ただ視聴しているだけ」の体験になってしまいます。

ハイブリット開催のポイント

ハイブリッド開催では以下の準備が特に重要になります。

• 会場の音響・映像品質への投資：オンライン視聴者が聞き取りやすい音声環境は最優先事項
• オンライン専任スタッフを置く：チャット対応・Q&Aの取りまとめを会場スタッフとは別に担当させる
• 両方の参加者が交流できる設計をする：ブレイクアウトルームやオンライン質問をオフライン側にも反映させる

リアルとデジタルの融合が事業機会の拡大につながると指摘されており、ハイブリッドイベントは一部の先進企業だけでなく、多くの中堅・中小企業でも標準的な選択肢になりつつあります。

ツール面では、Zoomのウェビナー機能・Microsoft Teams Live Events・Hopinなどがハイブリッドに対応しています。ツール選定の際は「オンライン参加者数の上限」「ブレイクアウト機能の有無」「アーカイブ録画機能」の3点を必ず確認しておくとよいでしょう。

Google Meetなどの無料ツールを活用した小規模なハイブリッド開催の手順については、Google Meetをアカウントなしで使う方法と基本設定でも詳しく解説しています。

規模・目的別のオンラインイベント運営体制の目安

どれくらいの人員・予算が必要なのか——これはイベント企画の早い段階で確認しておきたい点ではないでしょうか。以下は目安として参考にしてください（実際の費用はツール・外部委託の有無によって大きく変動します）。

規模	参加者数の目安	必要スタッフ（内製時）	主なコスト項目
小規模	〜100名	2〜3名	ツール利用料・資料制作費
中規模	100〜500名	4〜6名	ツール料・告知費・配信機材
大規模	500名〜	7名以上 or 外部委託	配信会社費用・専用プラットフォーム・登壇者謝礼など

外部委託（配信代行・イベント運営会社）を活用する場合の費用目安は、小規模で30〜80万円、中規模で100〜300万円程度が一般的ですが、要件によって大きく異なるため、複数社に見積もりを依頼して比較することをおすすめします。

具体的にどのような基準でシステムを選定すべきか、またコストはどのくらいかかるのか、詳細な比較や価格相場を知りたい方は、こちらの「【比較】オンラインイベントのシステム・ツールの選び方と費用の目安」をあわせてご覧ください。

オンラインイベントの専用プラットフォームを検討したいなら

「Zoomだけでは物足りない」「参加者同士のネットワーキングも仕組み化したい」「独自ブランドのイベント空間を作りたい」——そう感じている方も、いるのではないでしょうか。

汎用ツールではなく、自社の目的に合わせたオンラインイベントプラットフォームを構築するという選択肢もあります。

おすすめのオンラインイベント基盤は「カスタメディアプラットフォーム」

「カスタメディアプラットフォーム」は、既成ツールでは実現しにくいオンラインイベント体験を、自社仕様で構築できるサービスです。

• 参加者管理・チケッティング・ライブ配信・アーカイブ公開をワンプラットフォームで完結
• 参加者同士のネットワーキング機能（プロフィール・メッセージ・マッチング）を実装可能
• ウェビナー・展示会・懇親会など複数形式のイベントを統一ブランドで運営可能
• スポンサーブース機能など収益化の仕組みも組み込める

既成ツールの組み合わせに限界を感じていたり、自社のイベント体験を差別化したいと考えているなら、まずどんな課題があるかを整理するところから話してみませんか。

オンラインイベントプラットフォームの構築事例・サービス詳細はこちら

よくある質問

ツール選びより先に、目的を言語化しませんか？

「とりあえずZoomで始めてみたけれど、何か手応えがない」——そんなふうに感じている方、実は多いのではないでしょうか。

オンラインイベントで成果を出している企業が共通して大切にしているのは、「ツール選び」よりも「何のために、誰に対して、どんな体験を届けるか」の言語化です。目的が明確であれば、適切なツール・形式・運営体制は自然と絞り込まれてきます。

企画・配信・運営のどの段階で悩んでいるかによって、最適な打ち手は異なります。カスタメディアでは、スタートアップから大手企業まで、目的・規模・継続性に合わせたオンラインイベントプラットフォームの構築をご支援してきました。まずは現状の課題を一緒に整理するところから始めることもできます。

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